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党政机关档案“6S”管理的探析与应用(2)
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摘要:(三)清扫——清除垃圾、美化环境,务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜,干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打
(三)清扫——清除垃圾、美化环境,务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜,干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除,重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准,作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素,每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行,尤其是电子化存档文件更要慎之又慎,避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。
(四)清洁——建章立制、贯彻到底,保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上,制定严格的工作制度和程序标准,并一以贯之地执行下去,使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实,让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一,从而更加便于档案的管理、查询和借阅,使档案工作能够始终维持良好运转的状态。
(五)安全——高度重视、消除隐患,确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录,信息的安全性至关重要。因此,要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想,务求实现“三个零”目标,即:登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员,尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》,确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准,认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患,保证档案文件的文本安全和信息安全。
(六)素养——养成习惯、明确流程,提高管理水平。档案管理既是精细作业,也是系统工程,因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成,强化精细意识和工作执行力,并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好,形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围;另一方面要明确工作流程,结合工作岗位实际,重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程,以严格的“过程控制”,保证档案管理工作的顺利开展。
四、结语
将“6S管理法”引入档案管理,既符合时代要求,也便于工作开展,更是档案管理的必然趋势,同时也需要做大量艰苦而细致的工作,这为档案工作者提出了更高的要求。只要不断加强学习,注入新的理念,以精益求精的工作态度提高业务水平,就一定能够在档案管理工作中开创出新的局面。
一、档案管理与“6S管理”的高度契合性
档案管理是党政机关工作中的一项最基本的组成部分,包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、检索、统计、利用等,是机关工作社会信息系统的基石。做好档案工作,不仅对促进本单位工作具有积极的意义,更因其系统性、归纳性、历史性对一个区域或一项工作具有深远的影响。
“6S管理法”起源于日本,被誉为现代企业管理的经典之作,包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六要素(日语罗马拼音均以“S”开头,故简称“6S”)。“6S”管理主要是为了提高效率、保证质量,使工作环境整洁有序、预防为主、保证安全,本职上就是一种执行力、强调纪律性的工作文化,能为其他管理活动提供优质的管理平台。
现阶段,档案管理需要与时俱进,党政机关引入现代工厂通行的“6S管理法”,传统融入现代,二者辩证统一,具有高度契合性,注入新的理念,实现有机融合,必将极大地促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。
二、党政机关档案管理的意义及存在问题
党政机关档案管理的重要意义,一是在于前文所述的“对于一个单位、一个区域或一项工作具有重要影响”,尤其是在当前机关工作千头万绪、涉及面广、工作量大、政策性强的背景下,随着档案工作越来越被重视,档案管理的规范化、制度化、科学化也愈发显得重要。二是在于各类资源的信息储备,通过对档案的规范化管理,从而为今后工作留下重要的历史依据,为领导决策提供丰富、准确、详实的参考。三是通过档案的科学性、规范性管理,将碎片式的历史信息、文字资料、重要文件梳理归纳于一体,加以标准化、制度化,能够衡量出一个单位各项工作的管理水平,提升自身形象。但传统意义上的档案管理,往往存在很多问题和不足。
文章来源:《党政研究》 网址: http://www.dzyjzzs.cn/qikandaodu/2021/0207/624.html