- · 《党政研究》数据库收录[08/03]
- · 《党政研究》栏目设置[08/03]
- · 《党政研究》刊物宗旨[08/03]
- · 《党政研究》征稿要求[08/03]
- · 《党政研究》投稿方式[08/03]
党政机关档案“6S”管理的探析与应用(3)
作者:网站采编关键词:
摘要:(一)数量庞杂,分类不清。对于一个单位或一个系统而言,因其工作千枝万节,档案管理往往会形成海纳百川之势,可谓上面千条线、下面一根针。如果
(一)数量庞杂,分类不清。对于一个单位或一个系统而言,因其工作千枝万节,档案管理往往会形成海纳百川之势,可谓上面千条线、下面一根针。如果仍沿用过去的管理方法,将大批量的档案简单划分后装箱存档,会对今后的调阅、查询造成巨大的负担,严重影响工作效率。因此,如何做到让档案的梳理、分类、归档更加科学化,如何更好地运用信息化手段,如何合理有效保存具有留存价值的实体档案(如纪念章、奖杯、锦旗等),是今后需要认真考虑并加以解决的问题。
(二)制度缺失,流程不畅。这是档案管理工作中存在的最大弊端,大多数单位的档案工作,因其重视程度、工作力度等问题,只是形式上、程序化的简单堆积、随意摆放,究其原因是没有对档案形成严格成型的制度,没有统一的标准,加之接收、归档、移交、借阅、保密、销毁等流程不明确,很容易造成工作疏漏或遗失,给一个单位造成工作被动。
(三)人才不足、环境滞后。一方面,档案管理是一项专业性较强的工作,需要长期工作才能做到对档案了如指掌、分类把握。但很多单位没有专业的队伍、专业的人才、固定的岗位、固定的场所,且人员的流动性较强,长此以往便难以保障档案管理的标准化和延续性。同时,基础条件投入不足,且很少有单位会严格按照《档案馆建筑设计规范》执行,面积过小,环境脏乱,安全隐患较多,缺乏硬件等等,都严重制约了档案管理水平。
三、“6S管理法”在现代档案管理中的应用
(一)整理——有留有弃、腾出空间,营造清爽氛围。整理的过程实际上就是鉴别和判定档案的价值,挑选出有价值的档案交档案机构保存,剔除无保存价值的档案予以销毁,是档案管理中最重要也是难度最大的工作。因此,首先要进一步明确档案室的归档范围,重新清点和归纳所有现存的各类资料,除归档范围之内的必需要件(要物)外,其余无用的、积压的、暂存的档案一律消除掉,以此最大程度地腾出空间、用活空间,打造清新舒爽、整洁干净的环境。
(二)整顿——科学布局、标识管理,严格定位归档。首先要积极向上级大力争取空间、硬件等方面的工作支持,保证足量的工作投入;其次要执行标识化管理,将所有文件及物品按照“五定”原则,即:定类、定点、定位、定册、定柜后上架摆放和保管,同时按照“三级”原则,即:以上级、平级、下级为来源做好归档工作。第三要在条件允许的情况下实行信息化管理,收纳文件随时录入电子化检索系统。通过以上标识化管理、定位化摆放、信息化记录,将有利于档案工作效率的提高。
(三)清扫——清除垃圾、美化环境,务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜,干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除,重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准,作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素,每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行,尤其是电子化存档文件更要慎之又慎,避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。
(四)清洁——建章立制、贯彻到底,保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上,制定严格的工作制度和程序标准,并一以贯之地执行下去,使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实,让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一,从而更加便于档案的管理、查询和借阅,使档案工作能够始终维持良好运转的状态。
(五)安全——高度重视、消除隐患,确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录,信息的安全性至关重要。因此,要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想,务求实现“三个零”目标,即:登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员,尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》,确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准,认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患,保证档案文件的文本安全和信息安全。
(六)素养——养成习惯、明确流程,提高管理水平。档案管理既是精细作业,也是系统工程,因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成,强化精细意识和工作执行力,并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好,形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围;另一方面要明确工作流程,结合工作岗位实际,重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程,以严格的“过程控制”,保证档案管理工作的顺利开展。
文章来源:《党政研究》 网址: http://www.dzyjzzs.cn/qikandaodu/2021/0207/624.html